2024年1月から義務化の「電子帳簿保存法」とは？ファイルサーバーの重要性が増す？
ファイルサーバーに保存されているデータは、電子帳簿保存法に則って管理されています。
本記事では、電子帳簿保存法の特徴やファイルサーバーに保存する方法などについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
電子帳簿保存法とは？ファイルサーバー管理における法律の位置づけについて解説！
ファイルサーバーで、国税関連の電子帳簿を保管する場合に意識しなければならない法律の1つに電子帳簿保存法が挙げられます。
そもそも、電子帳簿保存法の特徴や位置づけについて分からない方もいることでしょう。
電子帳簿保存法の特徴
電子帳簿保存法とは、財務省・国税庁が管轄する国税である法人税法や所得税法での電子帳簿に関連する法律のこと。
そして、法人税法とは法人税についての納税義務者における課税所得などの範囲や税額の計算方法、申告、納付及び還付の手続き並びにその納税義務を適正に果たすために必要な事項を定めた法律です。
それに対して、個人の所得に対する税金についての必要な事項を定めた法律が所得税法。個人の所得に対して課税されるのが所得税で、株式会社・合名会社・合同会社(LLC)・社会福祉法人・一般社団法人・NPO法人といった法人の所得に対しての課税が法人税です。
ちなみに電子帳簿は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどによって電磁的記録されたデータを指します。
また帳簿だけでなく、電磁的記録貸借対照表や領収書といった書類も対象となるため、注意しなければなりません。
国税に関係する帳簿や書類は、以前は電磁的記録は認められていませんでした。しかし、この法律が施行されたことで、電磁的記録も可能となった社会的背景があります。
法人税法や所得税法といった国税に関係していて、電磁的記録の帳簿と書類に関連する法律というところは特徴といえます。
法律での位置づけ
改正電子帳簿保存法の施行前は、国税関係の書類を紙にプリントした状態で一定期間保管しておかなければなりませんでした。
しかし、令和4年1月1日の改正版施行によって、電磁的記録された状態で保管しなくてはいけません。
もともと、紙での保管と電磁的記録でデータでの保管のどちらでも自由に選べるため、この法律は電子化・ペーパーレス化した企業のみ関係する法律でした。
しかしペーパーレス・電子化する企業は年々増加しており、電子取引は取引情報を紙に出力して保存することが認められなくなると法改正されたことで、関係する企業が増加する見込みです。
2024年1月に義務化！電子データは電子データで保存しないといけない！
電子帳簿保存法は2024年1月から義務化されます。
その際に注意しないといけないのは、
- 紙で来た書類関係は紙で保存
- 電子データで来た書類関係は電子データ
で保存しないといけない法律です。
その為、ファイルサーバーの重要性は増すと考えられています。
ファイルサーバーに保存する方法は？電子帳簿保存法に基づいた保管期間も解説！
法人税法や所得税法といった財務省・国税庁が管轄する国税に関係する帳簿・書類を、下表にまとめました。
| 国税関係帳簿 | ・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・売掛帳 ・買掛帳 ・現金出納帳 ・固定資産台帳 など |
| 国税関係書類（決算関係書） | ・貸借対照表 ・損益計算書 ・試算表 ・棚卸表 など |
| 国税関係書類（取引関係書類） | ・請求書 ・見積書 ・納品書 ・注文書 ・領収書 など |
電子帳簿保存法に基づいてファイルサーバーで管理するための方法、保管しておかなければならない期間は、帳簿・書類によって異なります。
それでは、詳しくみていきましょう。
ファイルサーバーに保存する方法
管理対象である帳簿・書類は、特定の会計ソフトで作成しなければならないというルールは存在しません。
しかし、電子計算機出力マイクロフィルム（COM）の場合は担当税務署への事前申請が必要です。
また、開始から一貫してコンピューターを使用して記録されていなければならないという条件が定められています。
もともとは紙で作成していても相手先から受領した原本が紙の場合は、スキャナで取り込んだ画像データが基本。さらに、デジタルカメラやスマートフォン、携帯電話で撮影したデータも認められています。
電子帳簿保存法に基づいた保存期間
ファイルサーバーに保存したデータは、永久的に保管しておく必要はなく、個人と法人で取り扱い方が異なります。
個人事業主の場合は、所得税法で定められた下記の期間を目安に保存しましょう。
- 青色申告なら7年間、請求書、見積書、契約書、納品書などのその他書類は5年間
- 白色申告なら収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）は7年間、それ以外は5年間
一方で、法人企業の場合は、原則7年間の保存でよいとされています。
これは、法人税法で法帳簿書類の7年間の管理が義務づけられているため。また紙の書類を電子化して保存しても、その原本はすぐに廃棄してはいけません。
原本も1年間は保存しておく必要があります。
ちなみに、電子帳簿保存法に基づいた期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日からです。しかし、7年が経過したからといってすぐに削除しないようにしましょう。
その理由は、国税関係帳簿や決算関係書が、会社法で10年間の保存が義務づけられているため。取引関係書類は、会社法での規定がなく、7年経過で削除しても問題ありません。
さいごに｜ファイルサーバー内のデータは電子帳簿保存法に則ることが重要！
今回は、自社のファイルサーバーにデータを保存する際の手順と電子帳簿保存法に基づいた管理の方法について解説してきました。
請求書や領収書などを自社で保管する際、電子帳簿保存法によってルールが課せられているため注意しなければなりません。
電子帳簿保存法のことをよく理解し、法律に基づいてファイルサーバーにデータを保管しましょう。
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