ファイルサーバーにタイムスタンプできる！電子電帳法に対応したやり方を解説！
ファイルサーバーのタイムスタンプは、そのデータを誰がいつ作成したのか明確にできる仕組みの1つ。改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行されて以降、企業側で電子取引におけるルールが義務化されています。
本記事では、ファイルサーバーのタイムスタンプについて解説しています。
ぜひ、最後までご覧ください。
目次
ファイルサーバーにおけるタイムスタンプの必要性について解説！
電帳法（電子帳簿保存法）は税法上、紙媒体での保存が義務付けられている国税に関連する帳簿・書類を、ファイルサーバーなどでデータで保存してもよいと認めた法律のことです。
この法律は施行後に何度か改正されており、2022年1月の改正では利用の際の事前承認の廃止や保存要件の緩和など、抜本的な見直しが行われました。
その見直しによって利用しやすくなったところもある一方で、ファイルサーバーでデータを保存しておく際の注意点もルールとして位置づけられています。
ここでは、電子取引で役立つファイルサーバーのタイムスタンプの特徴や必要性について解説しています。
タイムスタンプの特徴
ファイルサーバーに保存した情報がある時刻に確かに存在していたこと、そして、その時刻以降に改ざんが行われていないことを証明する技術がタイムスタンプです。
もともとファイルサーバーに搭載されている機能ではなく時刻認証局（TSA）が発行している証明ですが、情報をハッシュ関数でメッセージダイジェストに変換し、時刻情報を付与します。
それをTSAの秘密鍵で暗号化するという技術ですが、証明書の1つとして理解しておきましょう。
タイムスタンプの必要性
ファイルサーバーで保存している取引情報にタイムスタンプを発行しておくことをおすすめする理由は、電帳法の改正によって電子取引を行っている場合に、その取引情報の保存が義務化されたため。令和4年1月1日に改正電帳法が施行されました。
具体的な内容については、下記のとおりです。
- インターネット等による取引
- EDI取引
- 電子メールによる取引情報の受け渡し
- インターネットサイトを通じた情報の取引
これら取引によるデータの受領、または交付した領収書や契約書が電子取引での取引情報です。
ネットワークのセキュリティを強化し、複製や改ざんを防止する取り組みといえます。そもそも担当者の筆跡や捺印、指紋、紙の劣化など書かれている情報が間違いないと証明する情報が数多く残されています。
それに対して電子情報は、複製・改ざんが容易に可能。書かれている情報が間違いないと証明する情報が一切残りません。
取引情報にタイムスタンプが発行されていない場合、そのデータが電帳法で認められなくなるということではありませんが、発行しておけばその情報が間違いないことの証明になるため何らかの事故やトラブルが起きても安心です。
ファイルサーバー内のデータにタイムスタンプする方法を解説！
ファイルサーバー内の取引情報では、TSAから認証してもらわなければなりません。
しかし、電帳法に関係している情報すべてにタイムスタンプを発行してもらう必要はなく、必要な情報の精査や手順に沿って運用することが重要です。
それでは、詳しくみていきましょう。
データ保管に必要な情報
電帳法に関係するデータのうち、発行しておいた方がよい証明は電子取引での取引情報です。
そして、電帳法に基づいたデータ保管に必要な情報は「真実性」と「可視性」と位置付けられています。
電子帳簿保存時の要件の詳細については、国税庁の公式ホームページをご確認ください。
そもそも、国税関係書類をスキャナ保存して電子化した場合も、きちんと紙の原本を残していれば（2ヶ月と7営業日以内）証明されていなくても門外ありません。
しかし、電子取引で受領もしくは交付したデータはタイムスタンプを発行するようにしましょう。
改正法による義務化は、2023年10月まで猶予期間があるため、それまでに準備しておくことをおすすめします。
電帳法に基づいた手順
タイムスタンプの発行はインターネットを通じて行われるため、ネットワーク回線の整備が必要です。
下記に、電帳法に基づいた手順をまとめました。
- インターネット回線の開設
- 一般財団法人日本データ通信協会によって認定された事業者と契約締結
- 締結した事業者がTSAと契約
- データの証明
またファイルサーバーサービスには、タイムスタンプの付与機能が備わっている場合もあります。
しかし、費用がかかることもあるため注意しましょう。
さいごに｜ファイルサーバーでタイムスタンプを活用しよう！
今回は、電子帳簿保存法に対応したファイルサーバー内のデータにおけるタイムスタンプについて解説してきました。
法律上の義務化によって、インターネット情報の取り扱いがルール化されたことを背景に、データ証明の必要性がみられています。
この機会に、ぜひファイルサーバーのタイムスタンプを導入してみてはいかがでしょうか。
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